امروزه فناوری به سرعت رو به پیشرفت می باشد در این میان دانشگاه ها نیز یکی از مراکز مهمی می باشند که کوشش می کنند با تکنولوژی روز همراه باشند . احد از تکنولوژی هایی که امروزه در حال اشاعه در شرکت ها و سازمان ها می باشد فناوری VoIP می باشد که در حال جایگزین شدن سیستم های تلفنی کهنه میباشد . انگیزه ها مختلفی مایه گسترش سیستم های VoIP شده است از آنگونه تاسیس آسان آن نسبت به سیستم تلفنی کهن سانترال و امکانات پیشرفته تلفنی که برای شما فراهم می کند . در ضمن با راه اندازی VoIP در بسیاری از خرج های تلفن نیز صرفه جویی می شود .

سیستم تلفن VoIP بر روی بستر شبکه یا همان بستر آی پی پیاده سازی می شود و بسیاری از محدویت های سیستم تلفن سنتی برداشته می شود . پس برای پیاده سازی یک سیستم تلفن VoIP نیاز به سیم کشی متمایز نمی باشد و می طاقت از همان بستر شبکه درونی کاربرد نمایش داد . این برتری VoIP صرفه جویی قابل توجهی را برای مجتمع های دانشگاهی که حائز چندین ساختمان مختلف در یک محل می باشند را به ارمغان می آورد . با استفاده از سیستم های تلفن سانترال کهن ساختمان های گوناگون دانشگاه برای بستگی صوتی ناچار به تماس از طریق بستر مخابرات و پرداخت خرج تلفن به مخابرات هستند در صورتی که با یک مرکز تلفن VoIP نه فقط بستگی این ساختمانها به صورت داخلی و بدون خرج می باشد بلکه ارتباط با دانشگاه های پایین مجموعه در شهرهای دیگر نیز می تواند به صورت درونی و بدون هزینه صورت گیرد .

یکی سایر از مزیت های VoIP برای دانشگاه ها امکانات مترقی نرم افزاری آن می باشد . سیستم تلفن VoIP امکان برقراری وابستگی با بانکهای اطلاعاتی مختلف را دارد . برای مثال دانشجویان می توانند با وارد کردن شماره دانشجویی خویش از نمرات خود به چهره گویا آگاه شوند .

با به کارگیری سیستم تلفن VoIP می توانید پیام های مختلفی را ضبط نمایید و این پیام های به چهره گویا برای دانشجویان توزیع شود برای مثال مشاوره های گوناگون ، اطلاعیه های گوناگون ، اعلام موعد کلاس ها ، موعد امتحانات و .... .

راه اندازی سیستم IVR یا همان پیام خوشامد گویی می تواند مایه شود دانشجویان به راحتی با زدن عدد به دسته مربوطه هدایت شوند بدون اینکه کارمندی مشغول شود . برای نمونه برای بستگی با تعلیم کلید 1 ، مالی کلید 2 و ... که این سیستم می تواند تو در داخل باشد به این معنی که بعد از زدن کلید 1 پیام دیگری توزیع شود ( گروه رایانه کلید 1 ، گروه عمران کلید 2 و ... )

همچنین می تاب برای عدد های مختلف پیام های متفاوتی را تاسیس کرد .

در سیستم VoIP هیچ نوع محدودیت فیزیکی برای جا به جایی کارمندان ، افزایش تعداد داخلی ها و افزودن خطوط شهری هستی ندارد .

همان طور که می دانید ایجاد IVR ، ضبط مکالمات ، گزارش گیری از تمام تماس ها ، Caller ID در سیستم سانترال سنتی مستلزم هزینه بیشتر و گاهی به چهره اندک و بعضی غیر قابل پیاده سازی می باشند . در سیستم VoIP تاسیس این امکانات به سهولت و بدون نیاز به خرج اضافی قابل پیاده سازی می باشد و از امکانات اولیه و ساده ویپ محسوب می شوند .

از سایر امکانات سیستم تلفن VoIP می تاب به سیستم امتیاز دهی پس از آخر مکالمه وهزینه راه اندازی VOIPدر ضمن سیستم انتقادات و پیسنهادات تلفنی اشاره کرد که به راحتی قابل پیاده سازی می باشد . در سیستم VoIP این امکان هستی دارد که نظرات و پیشنهادات در سیستم ذخیره شده و همچنین برای سرپرست مربوطه ایمیل شود .

در پایین به بعضی از امکانات یک مرکز تلفن VOIP اشاره مختصری می شود

1- مدیریت آسان به صورت Web Base و امکان سپریدن تمام تنظیمات به چهره ریموت و از راه دور

2- امکان افزودن درونی و خطوط شهری به چهره نامحدود

3- کاهش هزینه های تلفن ، تماس مجانی بین شعب شرکت

4- عدم نیاز به سیم کشی مجزا برای تلفن

5- عدم هستی محدودیت در برگزیدن برند و مدل تلفن

6- امکان انتقال عدد درونی بدون احتیاج به سپریدن تنظیمات مجدد

7- ضبط تمام مکالمات

8- شنود

9- قابلیت ارائه گزارش از تمام تماس ها ( مدت موعد مکالمه ، تاریخ ، تماس های ورودی ، خروجی و داخلی)

10- امکان ارسال فکس و راه اندازی فکس سرور – فکس به ایمیل

11- امکان ایجاد گروه های گوناگون کاری با سطوح دسترسی متفاوت

12- صف چشمداشت – در زمانی که تماس های ورودی به شرکت بیشتر از اپراتور های پذیرش گو هستند

13- منشی دیجیتال و یا تلفن گویا (IVR – Interactive Voice Response )

14- ایجاد اتاق کنفرانس صوتی مجازی به شمار نامحدود

15- Voice Mail

16- برپایی شرایط زمانی پاسخ گویی – پخش پیام های مختلف در سررسید های مختلف

17- بستگی با CRM و بانکهای اطلاعاتی (Data Base)

18- راه اندازی سیستم امتیاز دهی

19- راه اندازی سیستم انتقادات و پیشنهادات تلفنی – صدای مشتری